Vue d'ensemble

À propos de nous

Les Hôpitaux Confluence rassemblent les deux hôpitaux historiques du département du Val-de-Marne : le Centre Hospitalier Intercommunal de Créteil (CHIC) et le Centre Hospitalier Intercommunal de Villeneuve-Saint-Georges Lucie & Raymond Aubrac (CHIV).

Le CHIC est un établissement de 563 lits et places. Il est organisé en 5 pôles d’activité (pôle femme-enfant-adolescent, pôle spécialités-cancer, pôle urgences médecine Imagerie santé publique, pôle acuité visuelle dynamique ambulatoire et pôle médico technique). Il dispose de 9 services hospitalo-universitaires. Le CHIC bénéficie d’un fort dynamisme de la recherche, se situant parmi les tous premiers centres hospitaliers hors CHU en matière de publication et crédits MERRI. Il dispose d’un Centre de recherche clinique (CRC) et d’un centre de ressources biologiques (CRB) labellisés.

Mission

Les unités d’hospitalisation et de consultations de Gynécologie-Obstétrique, ainsi que les urgences, l’AMP et le CPDPN appartiennent au pôle Périnatalité-Femme-Enfants et Adolescents (PFEA).

La typologie des patients :

– En gynécologie :

o Des patientes consultant pour un problème d’ordre gynécologique – chirurgical ou non

o De la sénologie (cancer du sein)

o De l’orthogénie

o Des urgences gynécologiques

– En obstétrique :

o Des patientes consultant pour une prise en charge obstétricale : urgences, consultations, diagnostic prénatal, échographies, bloc maternité, grossesses à haut risque, suites de couches et suites de couches/kangourou

o Leur nouveau-né

Les missions permanentes seront:

Documents, rapports, courriers:

-saisie, traitement et mise en forme

-utiliser les outils bureautiques (traitement de texte : Word, tableur : Excel, logiciel de présentation : PowerPoint)

-rédiger et mettre en forme un document de façon autonome (courrier, compte rendu, procès-verbal, dossier…)

-classement et archivage des dossiers médicaux

-définir et réaliser un plan de classement

-préparation et suivi de dossiers

-organiser et prioriser les activités de secrétariat

-les hiérarchiser

-reproduction de documents et de dossiers médicaux

-traitement des courriers, des dossiers et des documents (enregistrement, tri, diffusion et archivage)

Appels et messages téléphoniques

-réception, traitement et orientation

– filtrer et orienter les appels et les demandes téléphoniques

-prendre des notes rapidement

-renseigner les interlocuteurs

-planification des rendez-vous des patients

Accueil

-accueil physique et prise en charge des usagers

-s’exprimer aisément vis-à-vis d’interlocuteurs divers et variés

-traiter des situations conflictuelles

-faire preuve d’écoute et de courtoisie

-accueil téléphonique

-planification des rendez-vous des patients

Gestion administrative

-saisie des tableaux des vacations, des astreintes et des gardes, des statistiques

-gestion du planning des médecins

-utiliser internet/intranet pour communiquer avec des interlocuteurs ou réaliser des recherches documentaires ou de thésaurus

-vérifier la codification des actes dans ORBIS

Logistique

-prise des rendez-vous, tenue des agendas et des plannings d’activité, réservation des salles

-organisation des réunions internes et gestion des salles de réunion

-organisation des réunions en distanciel (Zoom, Lifesize, Teams)

-prise de notes et rédaction de comptes-rendus

-débriefing des staffs et/ou de sénologie avec l’infirmière dédiée

Matériel de bureau

-dépannage de premier niveau des matériels de bureau

-gestion des fournitures du service et matériels de bureau (photocopieuse, fax)

Des missions spécifiques seront à prévoir( liées aux particularités des unités)

Missions administratives universitaires ,organiser, planifier et accueillir :

– les étudiants hospitaliers (faculté UPEC)

-les internes de spécialités

-es internes de médecine générale

-les FFI et stagiaires associés

Missions transversales:

-aide ponctuelle à l’organisation des recherches en cours au sein de la maternité.

-aide à la gestion de l’association du service.

-accueil et encadrement des nouveaux personnels, des stagiaires et des personnels placés sous sa responsabilité.

-participation à l’encadrement des étudiants en stage et évaluer l‘atteinte des différentes compétences lors des mises en situations professionnelles.

-coordination et organisation des activités concernant un patient

-participation aux différents groupes de travail institutionnels : gestion des risques et des vigilances

-organiser et planifier les gardes des professionnels PU et PH

Profil

Formation en secrétariat, en gestion, ou issu(e) d’ une filière médico- administrative, vous disposez d’ une première expérience réussie sur un poste similaire.

Connaissances attendues:

– la loi HPST : l’organisation des pôles.

– les droits du patient hospitalisé : la charte du patient hospitalisé ; la personne de confiance ; la personne à prévenir ; la loi Léonetti.

– utilisation de l’outil informatique et des logiciels :

o OPERA: programmation des interventions chirurgicales – CR opératoires

o HEXAGONE : gestion des mouvements des patients

o ORBIS : gestion des rendez-vous, dossier patient informatisé, CR d’hospitalisation

o VIRTUAL ARCHIVES : création des dossiers – archivage des dossiers

o COSWIN : demande et suivi de réparation

o Kaliweb : gestion documentaire

Compétences souhaitées:

– Être méthodique, rigoureux et bien organisé dans l’espace et dans le temps (suivre plusieurs personnes en même temps – gérer des tâches concomitantes).

– Etre respectueux des personnes confiées.

– Etre capable de travailler avec autonomie dans le cadre d’une équipe..

– Savoir gérer des situations difficiles liées aux urgences, aux événements particuliers ou à la mort.

– Savoir respecter le secret professionnel tout en restant accueillant aux interlocuteurs.

– Faire preuve d’une grande discrétion sur l’ensemble des informations recueillies auprès du patient.

Informations complémentaires :

CDD( temps plein ) à pourvoir dès que possible.

Horaires de journée: Horaires : horaires variables entre 8h et 17H

Processus du recrutement :

Un entretien téléphonique, puis dans un deuxième temps un entretien réalisé en présentiel.

Ce poste est ouvert aux personnes en situation de handicap


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