Vue d'ensemble

Société

L’unité de Médecine Polyvalente est rattachée au pôle UMISP qui se compose des unités suivantes : Urgences, Réanimation, Imagerie, le SSR, l’UGA, la Médecine Interne, la Médecine Polyvalente, le CLAT, le CEGIDD, la PASS et l’UMJ. Elle se situe géographiquement au premier étage du bâtiment A, et le secrétariat de l’unité est positionné à l’entrée de l’unité.

L’unité de médecine polyvalente est une unité d’hospitalisation conventionnelle dédiée à la prise en soins de patients adultes (à partir de 15 ans et 3 mois), avec un âge moyen se situant entre 45 et 90 ans, pour une durée moyenne de séjour de 8 jours.

L’unité de médecine polyvalente est une unité dite « d’aval » : les patients admis dans l’unité de médecine polyvalente sont majoritairement des patients hospitalisés à partir du service des urgences du CHIC. Aussi, l’unité accueille régulièrement des patients par voie de mutation interne (notamment le service de réanimation), par transfert d’autres établissements, par entrée directe du domicile ou des consultations centralisées.

Les pathologies prévalentes de l’unité sont les pathologies relevant de la pneumologie, de l’endocrinologie, de la cardiologie, des pathologies des globules rouges (drépanocytose).

Mission

MISSIONS GENERALES

Ø  Accueil téléphonique et physique

Ø  Collaboration à la gestion des dossiers patients, notamment la bonne tenue du DPUN : gestion des entrées/sorties, récupération et numérisation de documents divers (courriers, résultats de laboratoire ou d’examens), saisie des comptes-rendus d’hospitalisation

Ø  Gestion du courrier en collaboration avec le vaguemestre : distribution et envoi des différents courriers (internes et externes) ; tri et distribution des fax

Collaboration et gestion de la prise de rendez-vous des patients hospitalisés en Médecine Interne, notamment en cas d’absence de la secrétaire hospitalière ; alimentation de la pochette de sortie

Collaboration avec l’équipe médicale dans la gestion administrative de leurs patients suivis en consultation (accueil téléphonique, orientation vers les plateaux techniques, réception de comptes-rendus d’examens divers…)

Collaboration au fonctionnement de l’unité de médecine interne : préparation chaque lundi matin du codage PMSI, gestion du planning de la salle de réunion, élaboration de la liste mensuelle des staffs, élaboration et gestion des tableaux mensuels des présences et des astreintes des médecins temps pleins, des assistants ainsi que les gardes des internes (Hexa_8412), missions de secrétariat pour les médecins de l’unité

Missions de secrétariat du Dr JARRIN, responsable de l’unité

Participation aux réunions organisationnelles.

ACTIVITES SECONDAIRES

Participer à la conception et réalisation d’outils et/ou de méthodes

Participer à la démarche qualité et gestion des risques de l’unité

Participer aux projets de service

Participer aux travaux de recherches médicales et paramédicales

Collaborer à la rédaction du rapport d’activité

HORAIRES DE TRAVAIL

Horaires : 8h30 – 16h00 ou 09h00 – 16h30

Repos fixes : week-end et fériés

 

Profil

Diplôme de secrétaire médicale

o   Communiquer, accueillir et orienter

o   Analyser, synthétiser et transmettre des informations

o   Hiérarchiser et gérer des priorités

o   Être organisé, méthodique et faire preuve de rigueur dans les différentes activités

o   Disponibilité

o   Travailler en équipe pluridisciplinaire, en réseau

o   Respect du secret professionnel et de la confidentialité

CONNAISSANCES ATTENDUES

o   Maîtrise des logiciels ORBIS, HEXAGONE, VIRTUAL ARCHIVES

o   Maîtrise du logiciel de bureautique WORD

o   Connaissance des logiciels bureautiques : EXCEL, POWER POINT, NADIS (logiciel des patients VIH)

o   Connaissance sur la terminologie médicale

o   Connaissances des circuits et différents services du CHIC


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