Vue d'ensemble

À propos de nous

Présentation de la structure et de l’équipe

–          Les unités d’hospitalisation et de consultations de Gynécologie/Obstétrique, ainsi que les urgences et le CPDPN appartiennent au pôle Périnatalité-Femme-Enfants et Adolescents (PFEA).

 

La typologie des patients :

–       En gynécologie :

o   Des patientes consultant pour un problème d’ordre gynécologique – chirurgical ou non

o   De la sénologie (cancer du sein)

o   Des IVG[1]

o   Des urgences gynécologiques

–       En obstétrique :

o   Des patientes consultant pour une prise en charge obstétricale : urgences, consultations, diagnostic prénatal,  échographies, bloc maternité, grossesses à haut risque, suites de couches et suites de couches/kangourou

o   Leur nouveau-né

LES VALEURS portées par L’EQUIPE

–      La motivation : implication personnelle, savoir-faire, savoir-être. Savoir évoluer et s’enrichir au contact  de son équipe. Prodiguer des soins de qualité et faire preuve d’enthousiasme.

–      La disponibilité : connaître les attentes institutionnelles, ses ressources. Accepter la polyvalence.

Contraintes organisationnelles :

–          Horaires variables entre 8h et 17h.

–          Dépassement d’horaires possibles pour assurer la prise en charge des patients en cas de nécessité

–          Assurer une polyvalence en fonction des besoins des différents postes dans le but d’assurer la continuité du Service Public

[1] IVG : Interruption Volontaire de Grossesse

Mission

MISSIONS PERMANENTES 

Documents, rapports, courriers

–          Saisie, traitement et mise en forme

o   utiliser les outils bureautiques (traitement de texte : Word,  tableur : Excel,  logiciel de présentation : PowerPoint)

o   rédiger et mettre en forme un document de façon autonome (courrier, compte rendu, procès-verbal, dossier…)

–          Classement et archivage des dossiers médicaux

o   définir et réaliser un plan de classement

–          Préparation et suivi de dossiers

o   organiser et prioriser les activités de secrétariat

o   les hiérarchiser

–          Reproduction de documents et de dossiers médicaux

–          Traitement des courriers, des dossiers et des documents (enregistrement, tri, diffusion et archivage)

 

Appels et messages téléphoniques

–          Réception, traitement et orientation

o   filtrer et orienter les appels et les demandes téléphoniques

o   prendre des notes rapidement

o   renseigner les interlocuteurs

–          Planification des rendez-vous des patients

Accueil

–          Accueil physique et prise en charge des usagers

o   s’exprimer aisément vis-à-vis d’interlocuteurs divers et variés

o   traiter des situations conflictuelles

o   faire preuve d’écoute et de courtoisie

–          Accueil téléphonique

–          Planification des rendez-vous des patients

Gestion administrative

–          Saisie des tableaux des vacations, des astreintes et des gardes, des statistiques

–          Gestion du planning des médecins

–          Utiliser internet/intranet pour

o   communiquer avec des interlocuteurs

o   ou réaliser des recherches documentaires ou de thésaurus

      –        Vérifier la codification des  actes dans Urqual

Logistique

–          Prise des rendez-vous, tenue des agendas et des plannings d’activité, réservation des salles

–          Organisation des réunions internes et gestion des salles de réunion

–          Prise de notes et rédaction de comptes-rendus

–          Débriefing  du staff :

o   De sénologie avec l’infirmière dédiée

o   Opératoire avec mise en œuvre des conduites à tenir : reports d’intervention, prises de rendez-vous, récupérations d’examens,…

o   Du CPDPN

Matériel de bureau

–          Dépannage de premier niveau des matériels de bureau

–          Gestion des fournitures du service et matériels de bureau (photocopieuse, fax)

 

MISSIONS SPECIFIQUES ET – OU TRANSVERSALES 

Particularités de l’unité

En programmation opératoire

–          Planifie les interventions chirurgicales sur OPERA

–          Organise les consultations d’anesthésie  (Orbis) en fonction des interventions

–          Explique le déroulement de la prise en charge  à la patiente en vue de sa future hospitalisation – l’oriente sur le service des admissions

–          Prépare les dossiers des patientes programmées pour le staff opératoire de gynécologie.

–          Assiste au staff opératoire de gynécologie

–          Assure le recueil des statistiques d’activité

–          Participe à la prise des rendez-vous pour les patientes suivies en oncologie

En diagnostic prénatal

–          Prépare les dossiers des patientes programmées pour le staff de diagnostic prénatal – adresse la liste des patientes aux différents intervenants du staff

–          Assiste au staff de diagnostic prénatal, afin d’intégrer les décisions prises au dossier de chaque patiente

–          Assure le recueil des statistiques d’activité

–          Participe à la prise des rendez-vous pour les patientes suivies

 

Accueil et encadrement des nouveaux personnels, des stagiaires et des personnels placés sous sa responsabilité

–          Elle participe à l’encadrement des étudiants en stage et évalue l‘atteinte des différentes compétences lors des mises en situations professionnelles.

–          Elle participe à l’encadrement des nouveaux agents et en assure le tutorat.

 

Profil

Pré requis

Formation de secrétaire

Le poste est ouvert à un personnel sortant de formation, ou un(e)AMA expérimenté(e). Se voir confier des missions transversales sur l’hygiène , la douleur et le tutorat. savoir représenter son équipe et assurer les échanges entre le groupe et l’équipe.