Vue d'ensemble
À propos de nous
Présentation de la structure et de l’équipe
– Les unités d’hospitalisation et de consultations de Gynécologie/Obstétrique, ainsi que les urgences et le CPDPN appartiennent au pôle Périnatalité-Femme-Enfants et Adolescents (PFEA).
La typologie des patients :
– En gynécologie :
o Des patientes consultant pour un problème d’ordre gynécologique – chirurgical ou non
o De la sénologie (cancer du sein)
o Des IVG[1]
o Des urgences gynécologiques
– En obstétrique :
o Des patientes consultant pour une prise en charge obstétricale : urgences, consultations, diagnostic prénatal, échographies, bloc maternité, grossesses à haut risque, suites de couches et suites de couches/kangourou
o Leur nouveau-né
LES VALEURS portées par L’EQUIPE
– La motivation : implication personnelle, savoir-faire, savoir-être. Savoir évoluer et s’enrichir au contact de son équipe. Prodiguer des soins de qualité et faire preuve d’enthousiasme.
– La disponibilité : connaître les attentes institutionnelles, ses ressources. Accepter la polyvalence.
Contraintes organisationnelles :
– Horaires variables entre 8h et 17h.
– Dépassement d’horaires possibles pour assurer la prise en charge des patients en cas de nécessité
– Assurer une polyvalence en fonction des besoins des différents postes dans le but d’assurer la continuité du Service Public
[1] IVG : Interruption Volontaire de Grossesse
Mission
MISSIONS PERMANENTES
Documents, rapports, courriers
– Saisie, traitement et mise en forme
o utiliser les outils bureautiques (traitement de texte : Word, tableur : Excel, logiciel de présentation : PowerPoint)
o rédiger et mettre en forme un document de façon autonome (courrier, compte rendu, procès-verbal, dossier…)
– Classement et archivage des dossiers médicaux
o définir et réaliser un plan de classement
– Préparation et suivi de dossiers
o organiser et prioriser les activités de secrétariat
o les hiérarchiser
– Reproduction de documents et de dossiers médicaux
– Traitement des courriers, des dossiers et des documents (enregistrement, tri, diffusion et archivage)
Appels et messages téléphoniques
– Réception, traitement et orientation
o filtrer et orienter les appels et les demandes téléphoniques
o prendre des notes rapidement
o renseigner les interlocuteurs
– Planification des rendez-vous des patients
Accueil
– Accueil physique et prise en charge des usagers
o s’exprimer aisément vis-à-vis d’interlocuteurs divers et variés
o traiter des situations conflictuelles
o faire preuve d’écoute et de courtoisie
– Accueil téléphonique
– Planification des rendez-vous des patients
Gestion administrative
– Saisie des tableaux des vacations, des astreintes et des gardes, des statistiques
– Gestion du planning des médecins
– Utiliser internet/intranet pour
o communiquer avec des interlocuteurs
o ou réaliser des recherches documentaires ou de thésaurus
– Vérifier la codification des actes dans Urqual
Logistique
– Prise des rendez-vous, tenue des agendas et des plannings d’activité, réservation des salles
– Organisation des réunions internes et gestion des salles de réunion
– Prise de notes et rédaction de comptes-rendus
– Débriefing du staff :
o De sénologie avec l’infirmière dédiée
o Opératoire avec mise en œuvre des conduites à tenir : reports d’intervention, prises de rendez-vous, récupérations d’examens,…
o Du CPDPN
Matériel de bureau
– Dépannage de premier niveau des matériels de bureau
– Gestion des fournitures du service et matériels de bureau (photocopieuse, fax)
MISSIONS SPECIFIQUES ET – OU TRANSVERSALES
Particularités de l’unité
En programmation opératoire
– Planifie les interventions chirurgicales sur OPERA
– Organise les consultations d’anesthésie (Orbis) en fonction des interventions
– Explique le déroulement de la prise en charge à la patiente en vue de sa future hospitalisation – l’oriente sur le service des admissions
– Prépare les dossiers des patientes programmées pour le staff opératoire de gynécologie.
– Assiste au staff opératoire de gynécologie
– Assure le recueil des statistiques d’activité
– Participe à la prise des rendez-vous pour les patientes suivies en oncologie
En diagnostic prénatal
– Prépare les dossiers des patientes programmées pour le staff de diagnostic prénatal – adresse la liste des patientes aux différents intervenants du staff
– Assiste au staff de diagnostic prénatal, afin d’intégrer les décisions prises au dossier de chaque patiente
– Assure le recueil des statistiques d’activité
– Participe à la prise des rendez-vous pour les patientes suivies
Accueil et encadrement des nouveaux personnels, des stagiaires et des personnels placés sous sa responsabilité
– Elle participe à l’encadrement des étudiants en stage et évalue l‘atteinte des différentes compétences lors des mises en situations professionnelles.
– Elle participe à l’encadrement des nouveaux agents et en assure le tutorat.
Profil
Pré requis
Formation de secrétaire
Le poste est ouvert à un personnel sortant de formation, ou un(e)AMA expérimenté(e). Se voir confier des missions transversales sur l’hygiène , la douleur et le tutorat. savoir représenter son équipe et assurer les échanges entre le groupe et l’équipe.