Vue d'ensemble

À propos de nous

Présentation de l’établissement :

Le CHIC est intégré au Groupement Hospitalier de Territoire (GHT) : Hôpitaux confluence Val de Marne – Essonne; avec le Centre Hospitalier de Villeneuve St Georges

Le projet d’établissement du CHIC a pour ambition de renforcer ensemble l’excellence partout, pour tous.

Situé au cœur de la ville, le CHIC est un établissement à dimension universitaire, animé par la volonté forte de placer le patient au cœur de son action.

L’établissement est également un hôpital de recours conventionné par la Faculté de Médecine Paris Est Créteil Val de Marne pour neuf disciplines hospitalo-universitaires : la gynécologie et l’obstétrique, l’ophtalmologie, l’ORL, la néonatologie, les pathologies professionnelles, la pédiatrie, la pneumologie et la pédopsychiatrie.

Le CHIC est organisé en 5 pôles :

Pôle Périnatalité Femme Enfant Adolescent : un centre périnatal de niveau 3 gérant par an près de 3700 accouchements, un service de réanimation et un service de néonatologie dimensionnés en conséquence, un centre d’IVG, un centre d’assistance médicale à la procréation ainsi que des services de pédiatrie générale, de chirurgie pédiatrique et de pédopsychiatrie.

Pôle Spécialités Cancer : l’organisation de ce pôle a pour mission principale, la fluidité et l’efficience du parcours patient, notamment en matière de cancérologie médicale et chirurgicale.

Pôle Acuité Vision Dynamique Ambulatoire qui répond au développement de nouveaux modes d’hospitalisation et de prise en charge. Il comprend des unités  de médecine et de chirurgie ambulatoire, le centre de consultations centralisées et les blocs opératoires.

Pôle Urgences-Réanimation-Médecine-Imagerie-Santé Publique qui répond aux missions de proximité de l’établissement grâce à ses services d’urgences, de médecine interne, de médecine polyvalente, de réanimation, d’imagerie médicale, des explorations fonctionnelles cardiaques et neurologiques, d’un service de gériatrie composée d’une unité de Soins de Suite et de Réadaptation et d’une et Unité de Gériatrie Aigue, du CLAT, du CeGIDD, de l’UMJ et de la Permanence d’Accès aux Soins de Santé.

Pôle Médico-Technique est un pôle polyvalent, adapté aussi bien aux examens simples qu’aux diagnostics et traitements sophistiqués. Il comprend un service d’anatomo-pathologie et de cytologie pathologique, un plateau de biologie, une pharmacie, un service de stérilisation, une équipe opérationnelle d’hygiène.

Présentation de l’unité :

L’Unité Médico-Judiciaire du Val de Marne a été créé en 1996 sous l’impulsion du Dr Annie SOUSSY qui en était le chef de service.

Le service fonctionne sur réquisitions des services de police, de gendarmerie ou des douanes. Il reçoit aussi bien les adultes que les enfants.

Son activité est continue 24H/24, 7jours/7.

Missions de l’UMJ :

–          Examens des victimes de coups et blessures volontaires (CBV) ou involontaires (CBI)

–          Examens des personnes victimes d’agressions sexuelles (AS), de maltraitance

–          Examens des personnes placées en garde à vue (GAV) avec détermination de la compatibilité de la garde à vue

–          Recherche de toxiques urinaires dans le cadre d’Infractions à la Législation Aux Stupéfiants

–          Détermination d’âge

–          Levées de corps

Présentation du trinôme de pôle :

L’Unité Médico-Judiciaire fait partie du pôle UMISP (Urgences Médecine Imagerie Santé Publique). Il est supervisé par le trinôme de pôle constitué de :

–          1 Chef Médical de Pôle (CMP)

–          1 Directeur Délégué de Pôle (DDP)

–          1 Cadre Paramédical de Pôle (CPP)

Présentation de l’équipe :

Chef de service : Dr Cyrus MACAIGNE

Cadre supérieur du service : Me Christine VROELANT

L’équipe médicale est constituée de 15 médecins à temps plein ou partiel

L’équipe paramédicale est composée de 3 infirmiers, 6 aide-soignants, 1 psychologue et 1 secrétaire médicale

HORAIRES DE TRAVAIL

–      Quotité de travail : 100%, le temps de pause déjeuner peut aller jusque 30 minutes comprises dans le temps de travail.

–      Amplitude en 7H30 de jour (10H30-18H) avec des repos fixes

–      Modification des horaires possibles selon les nécessités de service : réunion d’information, formation ou intervention extérieure…

–          Pose des CA, RTT (selon les règles due la gestion du temps de travail commun à tout le personnel du CHIC) selon les besoins du personnel, en respectant le nombre d’agents présents nécessaires pour assurer la bonne prise en charge des patients.

Le planning est établi 15 jours avant mois concerné, il tient compte des impératifs du service et des souhaits des agents, il peut être modifié en fonction des besoins de service, après négociation avec l’agent.

 

Mission

Missions générales

La mission générale de la Secrétaire médicale est de traiter et coordonner les opérations et les informations médico-administratives du patient dans le respect des règles professionnelles et du secret médical.

 

 

–      Veiller au respect de la dignité des personnes et à la confidentialité des informations.

–      Offrir une prestation de qualité en s’engageant à maintenir et à développer ses connaissances et compétences

–      Etre responsable de ses missions dans leur globalité.

–      Respecter et appliquer les protocoles de service en cours dans notre établissement

–      Evaluer, réajuster et assurer la traçabilité des actions mises en œuvre au bénéfice de la qualité du service rendu

–      Recueillir et transmettre les données administratives : assurer la coordination des données médecin, personnel paramédical. Utiliser les outils du dossier patient

–      Savoir entretenir une bonne collaboration avec l’ensemble des acteurs pluridisciplinaires et travailler en réseau avec les partenaires de l’UMJ

–      Savoir s’organiser pour utiliser au mieux les moyens disponibles en cas de pic d’activité

–      Recevoir des consignes de plusieurs personnes à la fois

–      Savoir prendre des initiatives à bon escient

–      Analyser rapidement la situation et recueillir les données en fonction du degré de l’urgence

–          Participer à la gestion des risques en matière de vigilance et de sécurité générale

–          Contribuer à la mise en œuvre du projet de service

–          Assurer la permanence téléphonique du secrétariat et la prise de rendez-vous

–          Participer à la saisie des dossiers médicaux

–          Participer au rangement, au tri et à l’archivage des dossiers médicaux

–          Assurer et organiser les missions du secrétariat en fonction des priorités et du degré d’urgence (à l’heure ou à la journée). Les réévaluer régulièrement en fonction des priorités.

–          Gérer les commandes du magasin général, du matériel bureautique et les bons de réparations

–          Contribuer à la limitation des dépenses de santé par l’utilisation rationnelle du matériel

–          Participer aux réunions de service

 

Missions spécifiques

–      Assurer le traitement des courriers, des dossiers et des documents médicaux (enregistrement, tri, diffusion, rangement et archivage),

–      Saisir et mettre en forme les documents, rapports, courriers, compte rendus médicaux,

–      Rechercher, ranger et archiver les dossiers médicaux,

–      Saisir les tableaux des demi-journées, demi-gardes, gardes, et congés de l’équipe médicale,

–      Gérer les matériels de bureau (photocopieuse, fax, téléphone, PC…)

–      Participer au rangement, à la commande et au suivi des fournitures du secrétariat,

–      Etablir des statistiques mensuelles et des tableaux de service (présence médecins HEXAGONE),

–      Assurer la reproduction de documents,

–      Participer à la formation et au suivi de la prise charge de la facturation,

–      Facturer les frais de justice sur le logiciel CHORUS

–      Contribuer à l’encadrement des stagiaires « secrétariat » et les évaluer,

–      Participer au suivi et à la prise en charge des stagiaires psychologues et médicales,

–      Assurer la bonne gestion de la facturation des actes réalisés,

–      Encoder les plannings des médecins sur le logiciel Hextant

–      Etablir des mémoires de frais uniquement pour la PAF ORLY

–      Assurer un rôle de transmission et de liaison entre le tribunal judiciaire de Créteil et l’UMJ,

–      Participer aux réunions médicales sur la planification des gardes médicales

–      Contribuer ponctuellement au renseignement de la plateforme nationale de médecine légale (Medlé)

–      Participer à l’organisation annuelle de la journée de la médecine légale

Profil

Bac Science Médico-social ou diplôme de secrétariat médicale ou médico-social

Le poste est ouvert de préférence à une secrétaire avec une expérience de 2 ans dans un établissement de santé

Traitement de texte, Word, Excel


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