Vue d'ensemble
Société
L’unité de Médecine Interne est rattachée au pôle UMISP qui se compose des unités suivantes : Urgences, Réanimation, Imagerie, le SRR, la Médecine Interne, la Médecine Polyvalente, le CLAT, le CEGIDD, la PASS et l’UMJ. Elle se situe géographiquement au premier étage du bâtiment A, et le secrétariat de l’unité est positionné à l’entrée de l’unité.
L’unité de médecine interne est une unité d’hospitalisation conventionnelle dédiée à la prise en soins de patients adultes (à partir de 15 ans et 3 mois), avec un âge moyen se situant entre 45 et 90 ans, pour une durée moyenne de séjour de 8 jours.
L’unité de médecine interne est une unité dite « d’aval » : les patients admis dans l’unité de médecine interne sont majoritairement des patients hospitalisés à partir du service des urgences du CHIC. Aussi, l’unité accueille régulièrement des patients par voie de mutation interne (notamment le service de réanimation), par transfert d’autres établissements, par entrée directe du domicile ou des consultations centralisées
Les pathologies prévalentes de l’unité sont les pathologies infectieuses, endocriniennes et les maladies auto-immunes.
HORAIRES DE TRAVAIL
Horaires : 8h30 – 16h00 ou 09h00 – 16h30
Repos fixes : week-end et fériés
Mission
MISSIONS GENERALES
Accueil téléphonique et physique
Collaboration à la gestion des dossiers patients, notamment la bonne tenue du DPUN : gestion des entrées/sorties, récupération et numérisation de documents divers (courriers, résultats de laboratoire ou d’examens), saisie des comptes-rendus d’hospitalisation
Gestion du courrier en collaboration avec le vaguemestre : distribution et envoi des différents courriers (internes et externes) ; tri et distribution des fax
Collaboration et gestion de la prise de rendez-vous des patients hospitalisés en Médecine Interne, notamment en cas d’absence de la secrétaire hospitalière ; alimentation de la pochette de sortie
Collaboration avec l’équipe médicale dans la gestion administrative de leurs patients suivis en consultation (accueil téléphonique, orientation vers les plateaux techniques, réception de comptes-rendus d’examens divers…)
Collaboration au fonctionnement de l’unité de médecine interne : préparation chaque lundi matin du codage PMSI, gestion du planning de la salle de réunion, élaboration de la liste mensuelle des staffs, élaboration et gestion des tableaux mensuels des présences et des astreintes des médecins temps pleins, des assistants ainsi que les gardes des internes (Hexa_8412), missions de secrétariat pour les médecins de l’unité
Missions de secrétariat du Dr DELACROIX-SZMANIA, cheffe de service et cheffe du pôle UMISP : rédaction de courriers, comptes-rendus, préparation de l’accueil des nouveaux internes…
Participation aux réunions organisationnelles.
ACTIVITÉS SECONDAIRES
Participer à la conception et réalisation d’outils et/ou de méthodes
Participer à la démarche qualité et gestion des risques de l’unité
Participer aux projets de service
Participer aux travaux de recherches médicales et paramédicales
Collaborer à la rédaction du rapport d’activité
Profil
Diplôme de secrétaire médicale
SAVOIR FAIRE REQUIS EN LIEN AVEC LE DIPLÔME
o Communiquer, accueillir et orienter
o Analyser, synthétiser et transmettre des informations
o Hiérarchiser et gérer des priorités
o Être organisé, méthodique et faire preuve de rigueur dans les différentes activités
o Disponibilité
o Travailler en équipe pluridisciplinaire, en réseau
o Respect du secret professionnel et de la confidentialité
CONNAISSANCES ATTENDUES
o Maîtrise des logiciels ORBIS, HEXAGONE, VIRTUAL ARCHIVES
o Maîtrise du logiciel de bureautique WORD
o Connaissance des logiciels bureautiques : EXCEL, POWER POINT, NADIS (logiciel des patients VIH)
o Connaissance sur la terminologie médicale
o Connaissances des circuits et différents services du CHIC